Comunicação unificada nas empresas

15 set 2022

Quais são as reais vantagens de adotar uma comunicação unificada nas empresas? Saiba mais!

Para atender aos públicos com qualidade e conquistar uma posição de destaque frente à concorrência, a utilização de um sistema de comunicação unificada nas empresas faz toda a diferença.

Mas se essa estratégia ainda não faz parte do seu planejamento de negócios, esse conteúdo foi feito para você! Nele vamos falar sobre o que é a comunicação unificada e apresentar os benefícios desse conceito, além de trazer dicas práticas que vão ajudá-lo a implementar esse plano com sucesso em sua organização.

Aproveite a leitura!

O conceito de comunicação unificada

O termo “comunicação unificada” vem diretamente do inglês, “unified communications”, e é utilizado para definir uma inovação tecnológica que promete otimizar o andamento dos diferentes processos gerenciais, assegurando mais agilidade e produtividade.

A ideia por trás do conceito é contar com o potencial de uma única plataforma para reunir e administrar, de forma integrada, todos os recursos utilizados pela empresa garantindo que o fluxo de informações aconteça de maneira fluida e eficiente.

Assim, ao implementar um sistema de comunicação unificada, os colaboradores podem contar com uma série de funcionalidades importantes, como:

  • acesso facilitado à ferramenta de forma remota ou por meio de dispositivos instalados na própria empresa;
  • integração dos sistemas de telefonia (fixos e móveis), aparelhos de fax e equipamentos de videoconferência;
  • sincronização dos endereços de e-mail e dos contatos registrados nos bancos de dados da organização;
  • registro de todas as interações realizadas entre a empresa e os seus clientes, permitindo que uma conversa iniciada via chat possa ser retomada por e-mail ou ligação telefônica;
  • visualização simultânea e atualização em tempo real de dados, planilhas, relatórios e outros documentos relevantes;
  • backup em nuvem de todas as informações compartilhadas e geradas pela companhia, garantindo praticidade e segurança.

 

Os benefícios de estabelecer uma estratégia de comunicação unificada nas empresas

Independentemente do porte ou do segmento de mercado em que a empresa atua, é possível aproveitar as diversas funcionalidades dos sistemas de comunicação unificada para conquistar resultados cada vez melhores em seu dia a dia.

Neste tópico, você vai conhecer as diversas vantagens de investir nessa estratégia!  

Redução dos custos

Mesmo com a utilização da internet e o desenvolvimento de tecnologias cada vez mais avançadas, a verdade é que a contratação dos serviços de provedores e o pagamento das taxas das companhias de telefonia ainda representam gastos bastante elevados.

Nesse cenário, a comunicação unificada promove uma economia de recursos significativa ao integrar todos os sistemas em uma única ferramenta, eliminando a necessidade de investir em equipamentos e infraestruturas complexas, facilitando o processo de manutenção e atualização das tecnologias utilizadas.

Aumento da segurança

Garantir a segurança dos dados internos e das informações compartilhadas pelos clientes é uma preocupação cada vez mais recorrente para as empresas de todos os setores. Por outro lado, esse desafio pode ser vencido com sucesso com a implementação de um bom sistema de comunicação unificada.

Além de assegurar aos gestores um controle rigoroso de todas as mensagens e documentos enviados, com o suporte da tecnologia é possível contar com outras facilidades, como:

  • manutenção de um registro completo de todas as movimentações realizadas;
  • armazenamento dos arquivos em nuvem;
  • realização de backups frequentes e geração de cópias seguras.

Melhoria da produtividade

Quanto maior a quantidade de canais de comunicação, maior a probabilidade de que alguma informação importante acabe se perdendo pelo caminho. Como consequência, aumentam também o índice de falhas e a necessidade de retrabalhos, prejudicando a qualidade e a agilidade das entregas.

Por outro lado, uma comunicação unificada pode transformar esse cenário ao centralizar as informações e permitir que todos os colaboradores recebam as notificações, atualizações e feedbacks de uma maneira uniforme e muito mais eficiente.

Geração de novos negócios

Por fim, a soma de uma comunicação sem ruídos com o aumento da produtividade e a segurança na gestão dos dados contribui para a tomada de decisões mais assertivas e permite o fornecimento de retornos ágeis para os clientes.

Essa postura, por sua vez, faz com que a organização melhore seu posicionamento no mercado, transmitindo uma imagem de confiança e eficiência que atrai um público cada vez mais qualificado e favorece o fechamento de novos negócios.

Dicas práticas para colocar esse plano em prática com sucesso 

Agora que você já sabe o que é uma comunicação unificada e conhece os principais benefícios que essa estratégia pode trazer para seus negócios, chegou a hora de colocar o conceito em prática!

O primeiro passo é construir um planejamento bem estruturado para guiar suas ações e tomadas de decisão. Aqui, a dica é fazer um estudo detalhado sobre o seu mercado de atuação, o perfil dos seus clientes, as potencialidades da organização e os pontos que ainda precisam de melhorias, e até mesmo uma análise das ações da concorrência.

Com esses dados em mãos, é possível avaliar com clareza quais são os gaps de comunicação, estabelecer prioridades para otimizar os processos organizacionais e definir aspectos importantes como o orçamento disponível e o cronograma para implementação das novas tecnologias.

Falando em tecnologias, a escolha das ferramentas mais adequadas ao perfil e às necessidades da sua empresa é outra decisão essencial para garantir o sucesso do seu projeto de comunicação unificada. Nessa etapa, vale a pena reforçar a importância de contar com uma empresa especializada no ramo para assegurar que tudo saia como o planejado.

Para garantir o bom andamento dos processos no dia a dia, também vale a pena investir em um bom treinamento que vai preparar seus times para lidar com os novos sistemas e incorporá-los com sucesso em sua rotina, melhorando a produtividade e o atendimento aos clientes.

Por fim, não se esqueça de realizar um bom acompanhamento de todas as etapas: da implementação à análise dos resultados, para verificar se as operações estão ocorrendo de maneira adequada e conseguir solucionar possíveis complicações ao longo do processo.

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