20 abr 2022

5 dicas para aumentar o agendamento de consultas com uma plataforma de voz

Grande parte do fluxo na recepção de um consultório médico está relacionado ao atendimento de pacientes realizado por meio de ligações telefônicas. Porém, com o aumento da tecnologia, esse sistema de telefonia deve ser aprimorado por ferramentas que facilitam a comunicação e ajudam a otimizar o atendimento, por isso uma plataforma de voz é considerada um dos maiores diferenciais competitivos que sua clínica pode buscar.

Otimizar o agendamento de consultas não apenas ajuda a melhorar a rotina profissional dos médicos, como também diminui a sobrecarga dos profissionais, aumenta a confiança dos pacientes e, consequentemente, diminui a taxa de desistências.

Além disso, um atendimento de excelência pode ser resumido em competência profissional, eficiência, entusiasmo e rapidez, sem contar a infraestrutura adequada com tecnologias que facilitem o dia a dia do trabalho.

5 dicas para aumentar o agendamento de consultas com uma plataforma de voz

Como uma plataforma de voz pode otimizar o atendimento?

Para gerar bons resultados no atendimento ao cliente, a clínica precisa se comunicar com qualidade e agilidade. Para isso, é fundamental obter o gerenciamento de todos os dispositivos utilizados na telefonia, além de uma estrutura moderna com controle total da gestão de voz do consultório.

Através dessas necessidades, criamos uma plataforma de voz completa, o NXT3000 com gestão 100% via web e em tempo real. Confira cinco dicas para aumentar o agendamento de consultas com uma plataforma de voz:

1. Tempo médio de atendimento

Uma plataforma de voz com TME (tempo médio de espera) é essencial para otimizar o seu atendimento e conseguir aumentar o agendamento de consultas no seu consultório. Esse tempo de espera passou a ser medido na atualidade para compreender quanto tempo o seu paciente geralmente fica esperando na linha até receber o atendimento.

Reduzir o TME é sem dúvidas um dos principais objetivos de quem pretende oferecer um serviço impecável aos clientes. Fazendo controle diário de todas as ligações efetuadas e recebidas, uma plataforma de voz com TME sabe exatamente quanto tempo cada paciente demora para ser atendido e qual é o TME de diferentes profissionais e equipes.

2. URA para evitar atraso no atendimento ao paciente

A Unidade de Resposta Audível (URA) é extremamente útil no momento de agilizar o atendimento e evitar que o paciente fique na linha esperando ser atendido, já que a ferramenta é a responsável por cuidar do primeiro contato dele com a clínica.

Basicamente, a URA é um hardware que possui a capacidade de reconhecer voz e dígitos, portanto é uma solução indispensável para direcionar melhor os pacientes para o que desejam e oferecer a facilidade do agendamento de consulta, que poderá ser feito sem a presença física de um atendente.

3. Gravação de chamadas

Obter uma plataforma de voz completa e que grave as chamadas pode ser uma ferramenta muito importante para o sucesso da sua clínica e para uma gestão eficaz dos atendimentos. Porém, é necessário um sistema de confiança e de qualidade tanto para o recebimento, quanto para o armazenamento desses dados.

Com o NXT3000, os profissionais da saúde podem localizar facilmente os atendimentos realizados, auxiliando a identificar erros, falhas, posturas ou ainda desencontros de informações, que podem afetar diretamente no agendamento de consultas da clínica.

Por esse motivo, o consultório deve investir nessa solução, que permite a gravação e a fácil recuperação e exportação dos atendimentos realizados.

4. Relatórios gerenciais

Os relatórios gerenciais podem ajudar na otimização do atendimento e aumento de consultas, já que servem, entre outras coisas, para acompanhar as pausas de todos os funcionários e o histórico das ligações simultâneas, visualizando a produtividade e disponibilidade do colaborador. Além disso, eles apontam o desempenho das operações e oferecem base para o médico tomar as melhores decisões.

5. Monitoramento das chamadas

O principal objetivo do monitoramento das chamadas é oferecer o controle e qualidade nos atendimentos, além de orientar e estimular o desempenho dos funcionários.

Com a plataforma de voz NXT3000, é possível fazer um acompanhamento em tempo real desse desempenho, já que a ferramenta possibilita que o gestor entre sigilosamente em uma ligação e escute o atendimento do colaborador com o paciente.

Dessa forma, ele pode passar feedbacks construtivos, a qualidade do atendimento melhora ainda mais e as chances da consulta ser agendada, consequentemente, aumentam.

Quer saber mais sobre as principais vantagens da nossa plataforma de voz NXT3000 e como elas podem ajudar no seu negócio? Entre em contato conosco!

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