Com a chegada do Covid-19, a pandemia e o isolamento social, o regime de trabalho em home-office foi a saída mais eficiente que os gestores encontraram para que diversas áreas de seus negócios não ficassem paralisadas. 

Segundo dados da FIA, Fundação Instituto de Administração, 46% das empresas adotaram o home-office como uma medida emergencial para se adaptar às mudanças impostas pela pandemia. Com isso, ainda existem muitos erros e pequenas falhas causadas por este modelo de trabalho. A maioria delas tem um método fácil de resolução: a comunicação. Com uma comunicação eficiente e efetiva, os alinhamentos gerais das equipes podem evitar problemas futuros. 

O desafio da comunicação – Como manter uma comunicação efetiva sem a presença física no ambiente de trabalho. 

Um bom começo em relação à comunicação no home-office, é a definição de todas as plataformas que serão utilizadas pela equipe para se comunicarem que, além de garantir a comunicação, devem permitir o controle delas. Assim, as mensagens trocadas entre a equipe não serão perdidas, pois todos estarão padronizados. 

Após a escolha das ferramentas que serão usadas pelos funcionários, o ideal é que seja feito um treinamento prático com todos, assim, irão se habituar ao uso de forma mais prática. A utilização da plataforma será cotidiana, é ideal que todos entendam como usá-la. 

Para que a comunicação sempre se mantenha efetiva e de fácil entendimento para todos, os pilares principais para isso serão: 

• Sempre seja o mais claro possível. Ao conversar com a equipe, deixe todas as informações claras. Não é fácil entender tudo através de mensagens e chamadas, então essa parte é essencial.
• Promova as 1:1 sempre que puder. Conversas individuais de gestores com funcionários, mesmo que esporádicas, podem ajudar muito o trabalho individual. Conversar cara a cara com alguém para esclarecer dúvidas sempre é uma ótima saída.
• Sempre comunique mais. Sempre que achar necessário, fale. Assim, a chance de não terem dúvidas sobre assuntos cotidianos sempre será baixa, as chances de dúvidas erradas surgirem também serão menores.
• Grandes problemas são resolvidos em chamadas. Através de e-mails, textos e mensagens a chance de uma interpretação errada é muito alta. Caso seja necessário falar sobre um problema, o melhor é entrar em contato através de uma chamada e esclarecer todas as informações de uma só vez.
• Esteja habituado a responder prontamente: Suas respostas em textos e e-mails podem ser importantes para a continuação do trabalho de outros funcionários. É importante que sempre os responda, o mais rápido possível. 

Esses são alguns passos que você pode utilizar para o processo de melhora na comunicação do home-office. 

A melhor maneira para gerenciar o Home-Office e sua comunicação.

O melhor a se fazer para ter um bom gerenciamento na comunicação do home-office é manter o maior nível possível de proximidade com os funcionários, com um diálogo frequente e de fácil entendimento.

Manter reuniões periódicas com a equipe é uma ótima maneira de garantir o engajamento da equipe, mas lembre-se: é essencial que no começo da reunião seja alinhado o rumo que será levado e as pautas que serão discutidas, para que o assunto não fique disperso.

Quanto mais alinhado, menos chances de alguma informação ficar para trás no processo de gerenciamento. A comunicação é a chave do sucesso para os projetos em desenvolvimento. 

Ferramentas disponíveis para comunicação efetiva.

Essas ferramentas são essenciais para o trabalho remoto. Elas ajudarão a equipe na comunicação, nos aspectos citados acima, e algumas também permitem que você se organize melhor no dia-a-dia do seu trabalho. Alguns dos outros benefícios de usá-las são o aumento da produtividade, a economia de tempo e ter o controle de processos de maneira mais fácil.

• Google drive e One Drive: Softwares como Google Drive e One Drive são essenciais para armazenamento de arquivos em nuvem. Sejam textos, documentos, planilhas ou apresentações, todos podem ser salvos e compartilhados com a equipe através de links de compartilhamento gerados pelos editores. No caso do Google Drive, você pode usar ele com suporte aos aplicativos da Google, como o docs. E no One Drive, você pode usar com suporte do Pacote Office, como o Word. 

• Hangouts Meet: O Hangouts é um serviço disponibilizado pela Google. Ele tem muitos aspectos parecidos com o Skype, mas sua maior vantagem é poder se conectar a todos os outros aplicativos da Google, dando um fluxo melhor aos seus processos e mais facilidade para trabalhar. Uma das principais ligações que o Hangouts tem com os outros serviços Google é a Agenda, com um bot que automatiza o processo de agendamento no aplicativo.

• Skype: Por muito tempo foi o mais famoso software para ligações e chamadas de vídeos. Hoje em dia não é tão utilizado, mas ainda sim tem ótimos recursos para o home-office. Chamadas de vídeos, chamadas de áudio, troca de mensagens e o envio de grandes arquivos são seus diferenciais.

• Microsoft Teams: Assim como o serviço da Google, o Microsoft Teams permite que seja feito o pareamento de todos os serviços do pacote Office em um só lugar, podendo acessar ele tanto pelo desktop quanto pelo celular, é uma ótima opção. Uma de suas vantagens é a facilidade para aplicação de treinamentos remotos.

• PABX em Nuvem: Uma maneira fácil para interligar a Matriz às filiais ou aos funcionários que estão em home-office. Uma das maiores vantagens do cloud é a fácil configuração dele, bem como o gerenciamento de toda a equipe independente de onde estiverem trabalhando, através de relatórios gerenciais que permitem a gestão em tempo real de 100% dos colaboradores.

Como um PABX em nuvem pode te auxiliar a gerenciar a comunicação da sua empresa no home-office.

Como citado anteriormente, o PABX tem diversas vantagens para uso, como a fácil configuração, por exemplo. Além das vantagens citadas, há também benefícios como uma ótima qualidade de voz nas ligações, a possibilidade de acesso de qualquer lugar com internet e o mais importante: A integração que pode ser feita usando o PABX em nuvem, pois toda comunicação interna da empresa pode ser interligada, seja com os funcionários que estarão na empresa ou os de home-office e até outras filiais. Um método muito mais inclusivo e que te dará a facilidade de alinhar toda sua empresa.

E pensando nesses pontos positivos e diversos outros que podem alavancar a comunicação e os processos internos da sua empresa, a Elev criou o NXT3000. Uma plataforma de PABX em Nuvem, que além das funcionalidades para comunicação interna da sua empresa, poderá também ser usada externamente. 

Para mais informações referentes ao nosso software, você pode entrar em contato conosco! Um de nossos especialistas te explicará mais sobre a nossa plataforma!