Comunicação, Home Office

22 set 2022

Como gerenciar a comunicação no trabalho home office

Com a chegada do Covid-19, a pandemia e o isolamento social, o regime de trabalho em home-office foi a saída mais eficiente que os gestores encontraram para que diversas áreas de seus negócios não ficassem paralisadas. 

Segundo dados da FIA, Fundação Instituto de Administração, 46% das empresas adotaram o home-office como uma medida emergencial para se adaptar às mudanças impostas pela pandemia. Com isso, ainda existem muitos erros e pequenas falhas causadas por este modelo de trabalho. A maioria delas tem um método fácil de resolução: a comunicação. Com uma comunicação eficiente e efetiva, os alinhamentos gerais das equipes podem evitar problemas futuros. 

 

O desafio da comunicação – Como manter uma comunicação efetiva sem a presença física no ambiente de trabalho. 

Um bom começo em relação à comunicação no home-office, é a definição de todas as plataformas que serão utilizadas pela equipe para se comunicarem que, além de garantir a comunicação, devem permitir o controle delas. Assim, as mensagens trocadas entre a equipe não serão perdidas, pois todos estarão padronizados. 

Após a escolha das ferramentas que serão usadas pelos funcionários, o ideal é que seja feito um treinamento prático com todos, assim, irão se habituar ao uso de forma mais prática. A utilização da plataforma será cotidiana, é ideal que todos entendam como usá-la. 

Para que a comunicação sempre se mantenha efetiva e de fácil entendimento para todos, os pilares principais para isso serão: 

  • Sempre seja o mais claro possível. Ao conversar com a equipe, deixe todas as informações claras. Não é fácil entender tudo através de mensagens e chamadas, então essa parte é essencial.
  • Promova as 1:1 sempre que puder. Conversas individuais de gestores com funcionários, mesmo que esporádicas, podem ajudar muito o trabalho individual. Conversar cara a cara com alguém para esclarecer dúvidas sempre é uma ótima saída.
  • Sempre comunique mais. Sempre que achar necessário, fale. Assim, a chance de não terem dúvidas sobre assuntos cotidianos sempre será baixa, as chances de dúvidas erradas surgirem também serão menores.
  • Grandes problemas são resolvidos em chamadas. Através de e-mails, textos e mensagens a chance de uma interpretação errada é muito alta. Caso seja necessário falar sobre um problema, o melhor é entrar em contato através de uma chamada e esclarecer todas as informações de uma só vez.
  • Esteja habituado a responder prontamente: Suas respostas em textos e e-mails podem ser importantes para a continuação do trabalho de outros funcionários. É importante que sempre os responda, o mais rápido possível. 

Esses são alguns passos que você pode utilizar para o processo de melhora na comunicação do home-office. 

 

A melhor maneira para gerenciar o Home-Office e sua comunicação.

O melhor a se fazer para ter um bom gerenciamento na comunicação do home-office é manter o maior nível possível de proximidade com os funcionários, com um diálogo frequente e de fácil entendimento.

Manter reuniões periódicas com a equipe é uma ótima maneira de garantir o engajamento da equipe, mas lembre-se: é essencial que no começo da reunião seja alinhado o rumo que será levado e as pautas que serão discutidas, para que o assunto não fique disperso.

Quanto mais alinhado, menos chances de alguma informação ficar para trás no processo de gerenciamento. A comunicação é a chave do sucesso para os projetos em desenvolvimento. 

 

Ferramentas disponíveis para comunicação efetiva.

Essas ferramentas são essenciais para o trabalho remoto. Elas ajudarão a equipe na comunicação, nos aspectos citados acima, e algumas também permitem que você se organize melhor no dia-a-dia do seu trabalho. Alguns dos outros benefícios de usá-las são o aumento da produtividade, a economia de tempo e ter o controle de processos de maneira mais fácil.

  • Google drive e One Drive: Softwares como Google Drive e One Drive são essenciais para armazenamento de arquivos em nuvem. Sejam textos, documentos, planilhas ou apresentações, todos podem ser salvos e compartilhados com a equipe através de links de compartilhamento gerados pelos editores. No caso do Google Drive, você pode usar ele com suporte aos aplicativos da Google, como o docs. E no One Drive, você pode usar com suporte do Pacote Office, como o Word. 

 

  • Hangouts Meet: O Hangouts é um serviço disponibilizado pela Google. Ele tem muitos aspectos parecidos com o Skype, mas sua maior vantagem é poder se conectar a todos os outros aplicativos da Google, dando um fluxo melhor aos seus processos e mais facilidade para trabalhar. Uma das principais ligações que o Hangouts tem com os outros serviços Google é a Agenda, com um bot que automatiza o processo de agendamento no aplicativo.


  • Skype: Por muito tempo foi o mais famoso software para ligações e chamadas de vídeos. Hoje em dia não é tão utilizado, mas ainda sim tem ótimos recursos para o home-office. Chamadas de vídeos, chamadas de áudio, troca de mensagens e o envio de grandes arquivos são seus diferenciais.


  • Microsoft Teams: Assim como o serviço da Google, o Microsoft Teams permite que seja feito o pareamento de todos os serviços do pacote Office em um só lugar, podendo acessar ele tanto pelo desktop quanto pelo celular, é uma ótima opção. Uma de suas vantagens é a facilidade para aplicação de treinamentos remotos.

 

  • PABX em Nuvem: Uma maneira fácil para interligar a Matriz às filiais ou aos funcionários que estão em home-office. Uma das maiores vantagens do cloud é a fácil configuração dele, bem como o gerenciamento de toda a equipe independente de onde estiverem trabalhando, através de relatórios gerenciais que permitem a gestão em tempo real de 100% dos colaboradores.

 

Como um PABX em nuvem pode te auxiliar a gerenciar a comunicação da sua empresa no home-office.

Como citado anteriormente, o PABX tem diversas vantagens para uso, como a fácil configuração, por exemplo. Além das vantagens citadas, há também benefícios como uma ótima qualidade de voz nas ligações, a possibilidade de acesso de qualquer lugar com internet e o mais importante: A integração que pode ser feita usando o PABX em nuvem, pois toda comunicação interna da empresa pode ser interligada, seja com os funcionários que estarão na empresa ou os de home-office e até outras filiais. Um método muito mais inclusivo e que te dará a facilidade de alinhar toda sua empresa.

 

E pensando nesses pontos positivos e diversos outros que podem alavancar a comunicação e os processos internos da sua empresa, a Elev criou o NXT3000. Uma plataforma de PABX em Nuvem, que além das funcionalidades para comunicação interna da sua empresa, poderá também ser usada externamente. 

 

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